Errores a evitar a la hora de hacer tus primeras facturas

Empezar a facturar es unos de los pasos imprescindibles y también más delicados en la actividad de un freelance (junto con todo lo demás). Es positivo y negativo a la vez, ya que no puedes cobrar sin facturar. Una vez te has dado de alta cómo autónomo, viene con el pack de cosas a gestionar. Pack en el que encontramos también el pago de la cuota, la declaración de la renta, el IVA, entre otras cosas, pero eso daría para otro artículo. Aquí encontrarás unas pautas para ayudarte a hacer tus primeras facturas sin equivocarte. Vamos allá.

Error Nº1: No especificar los datos fiscales del emisor y del receptor de la factura

Unos de los errores más comunes es olvidarse de especificar los datos fiscales. Primero, deben aparecer tus datos completos en tu factura:

Nombre, domicilio fiscal, NIF, eventualmente IVA intracomunitario si lo tienes y facturas al extranjero, y tus datos de contacto básico cómo tu email o teléfono por ejemplo.

También, y lógicamente, debes detallar los datos del cliente que recibe el servicio o producto :

Nombre, domicilio fiscal, NIF o CIF y eventualmente IVA intracomunitario.

Error Nº2: Olvidarte del concepto de la factura, importe, IVA e IRPF

¿Es bastante obvio no? Una factura no tiene sentido si te olvidas de poner las líneas del servicio dado. Detalla, si puedes, las líneas para cada proyecto realizado, con el importe correspondiente para cada una.

¿Por qué es tan importante el concepto de una factura ?

• Primero porque informa el motivo por el cual se hace el pago.
• Segundo, porque dependiendo de la actividad que realizas, se puede aplicar diferentes tipos de IVA según la actividad.

No olvides también poner la retención del IRPF con su correspondiente porcentaje. Suelen ser 15%, pero puede que sí estés empezando tu actividad, estés bajo un régimen de IRPF reducido de 7%. Es preciso en este caso informar al receptor de la factura, ya sea especificándolo directamente en la factura, o bien comunicando un certificado tipo reducido.

Error Nº3: Omitir la fecha de emisión y si es necesario el plazo en el que el cliente la tendrá que abonar.

Algo esencial, y que tendemos a descuidar, sobre todo si eres de los que parte de una factura base ya hecha y simplemente modifica los datos existentes, es la fecha de emisión. Allí mucho cuidado, porque es con esta fecha que se determina el periodo en el que se ha facturado, y el momento en el que se imputan los impuestos correspondientes.

Además, si especificas un plazo de pago, este mismo se aplica a partir de la fecha de emisión de la factura.

Error Nº4: Equivocarse en el número de factura

Unas de las gimnásticas a las que se someten los autónomos, es el ritual de numeración de factura. Nada muy difícil en principio, pero un simple error de atención y la numeración se va rápidamente al ***.
¿Que tenemos que tomar en cuenta en este paso? Las facturas tienen que tener una numeración correlativa y sobre todo deben tener una continuidad. Simplemente significa que tenemos que respetar el formato que hemos dado a la primera factura. Por ejemplo:

• Primera factura: 001-2020
• Segunda factura: 002-2020
• etc..

Los Tips de Coworkidea:

• Si haces la facturación a mano, puedes ayudarte con una plantilla base de facturación que permite no olvidarse de estos detalles. Excel o Google Sheet tiene plantillas por defecto que se pueden personalizar.
• Puedes también empezar tu actividad con un gestor, para tener un profesional que te ayude en el camino.
• Y si eres de los que prefieren gestionarlo todo online, puedes encontrar opciones muy válidas de gestoría online para ayudarte a dar tus primeros pasos cómo freelance !

¿Te sientes incómodo con estas gestiones? Quizás solo te falte un poco de experiencia, y de buenos consejos. En Coworkidea encontrarás profesionales que llevan mucho tiempo haciéndolo. ¡Ven a conocernos y apoyate en nuestra comunidad de freelancers!