10 tips perquè les teves reunions de treball siguin efectives

Moltes vegades al acabar una reunió de treball tenim la sensació que hem perdut el temps, ¿et sents identificat? No és casualitat, ja que molts líders no saben com portar una reunió de treball efectiva amb el seu equip. Com ho podem fer?

Primer de tot, hem de valorar si realment és necessària o no. Es necessària la reunió? O bé ho puc solucionar amb un correu? El que és realment important i què preocupa tot implicat és com fer que la reunió de treball sigui efectiva. Per això, és important elaborar una planificació prèvia i seguir certes indicacions per garantir la productivitat.

A continuació, et compartim 10 tips a seguir perquè les teves reunions siguin un èxit i fomentin la productivitat del teu equip:

1.- Objectiu d’una reunió de feina
És imprescindible tenir clar per què convoques una reunió i què és el que busques en ella. Tota reunió ha de tenir claro uns objectius, d’aquesta manera al finalitzar-la, aquests haurien de quedar resolts.

2.- Planifica i informa de l’motiu de la reunió amb antelació 
Quan tinguis clars els objectius de la reunió, has d’informar d’això a tots els implicats a la reunió de treball. D’aquesta manera, aquests es podran preparar el meeting amb antelació i fer que la reunió de treball sigui més efectiva i no els agafi per sorpresa.

3.- Qui hi ha d’assistir?
Convida només a les persones necessàries, clients, proveïdors o membres del teu equip, és clau per a l’efectivitat d’aquesta. És més efectiu fer petites reunions, de no més de cinc persones, que vingui gent per “omplir la sala”.

4.- L’espai 
L’entorn és clau per fer una reunió amena i còmoda, a tenir en compte que aquesta ha de complir amb tots els requisits i materials necessaris perquè el seu desenvolupament sigui el correcte. Si ets freelance i treballes des de casa, pots llogar una sala de reunionscom les que tenim al nostre coworking , COWORKIDEA quan tinguis una de les teves reunions. Comptar amb un espai adequat transmetrà una imatge molt més professional.

5.- Responsable 
Fer un seguiment de la reunió és clau per controlar que el teu objectiu ha estat complert, d’aquesta manera mantens el contacte amb els involucrats i fas un continuïtat d’aquesta.

6.- El temps és or!
Puntualitat. Tots els involucrats han d’assistir a l’hora marcada perquè comenci i així poder complir amb la duració programada de la reunió. El més recomanat per tenir reunions de treball efectives és que tinguin una duració aproximada d’uns 45 minuts i fer-les a primera hora del matí per evitar, d’aquesta manera interrupcions a la Feina.

7.- Fases d’un reunió de feina 
Per evitar desviacions, la reunió haurà de començar tractant els punts més importants, és a dir, el principal motiu pel qual s’ha convocat. Seguidament proposa els punts següents a tractar per assolir els objectius marcats.

8.- Opinions 
Un dels aspectes importants d’una reunió de treball és fer sentir important a tots els assistents de la reunió, és clau que tots exposin les seves idees i suggeriments al respecte. Al mateix temps, el líder de la reunió haurà de fer de mediador, per evitar que es formin bàndols d’opinió que acaparin la conversa i consumeixi tot el temps.

9.- Dubtes 
Abans de donar per finalitzada la reunió, és interessant deixar uns minuts per resoldre dubtes o suggeriments. Aquest moment és clau perquè tots els involucrats al meeting surtin amb la mateixa opinió i siguin conscients de el desenvolupament del projecte.

10.- Documentar i compartir 
El més important, posteriorment a la reunió, és elaborar un resum complet amb les mesures proposades, les conclusions i els passos a seguir i enviar-ho de forma individual als assistents.

Aplicant aquests senzills consells veuràs com a poc a poc aconsegueixes tenir reunions de treball efectives i molt més productives, tant amb els teus clients com amb els teus col·laboradors i altres membres del teu equip.